Las Comunicaciones se canalizarán a través del Canal Interno de Denuncias que está disponible, para todos los Informantes, en la página web de la Sociedad. Todas las Comunicaciones deben ser presentadas por escrito; no obstante, a solicitud del Informante, podrán presentarse en una reunión presencial, cuya celebración deberá ofrecerse por el Responsable del Sistema dentro del plazo máximo de siete días desde que haya sido solicitada. En este caso, la reunión podrá ser grabada y/o transcrita para documentar las comunicaciones verbales. En ese momento se informará al Informante del tratamiento de los datos personales de acuerdo con la normativa aplicable y se recabará el consentimiento para la vía de documentación que se elija. Se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

El Canal Interno garantiza que las Comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la Sociedad, con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia Sociedad. A fin de garantizar el rigor de la investigación y la confidencialidad en el tratamiento de las Comunicaciones, el Canal Interno está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantiza la confidencialidad de la identidad del Informante y de cualquier tercero mencionado en la Comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de ésta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

Las Comunicaciones no deben hacer referencia a ámbitos distintos de los indicados en el Manual, ni a la vida privada de las personas. Los Informantes sólo deberán proporcionar aquella información específica y objetiva que sea necesaria para determinar si el objeto de su Comunicación se encuentra dentro del alcance descrito.

Asimismo, deberán evitar facilitar datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, así como datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida u orientaciones sexuales del Informante, del Afectado o de cualquier otra persona física.

El Canal Interno permite la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

1. Recepción y admisión de las Comunicaciones.

   El Canal Interno ha sido integrado en el presente Sistema Interno de Información para que los Informantes puedan elevar consultas o remitir informaciones sobre las acciones u omisiones previstas en el Manual, sin perjuicio del derecho de los Informantes a acudir a cualesquiera otros mecanismos de reclamación de carácter extrajudicial o judicial.

   Asimismo, los Informantes pueden acudir a los canales externos de Comunicación (Autoridad Independiente de Protección del Informante, cuando se constituya), ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

   Las Comunicaciones serán recibidas por el Comité de Ética y Valores, quién comunicará al Informante el correspondiente acuse de recibo, en el plazo máximo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la Comunicación.

   El Comité de Ética y Valores comprobará si la Comunicación recae dentro del ámbito de aplicación del Sistema Interno de Información, en cuyo caso abrirá el correspondiente expediente, y procederá al inicio de las actuaciones correspondientes.

   En otro caso, si la Comunicación no entra dentro del ámbito de aplicación del Sistema Interno de Información, o son aplicables algunas de las causas de inadmisión¹ previstas Ley 2/2023, ordenará su inmediato archivo, notificando de ello al Informante.

   Alternativamente al archivo, el Comité de Ética y Valores podrá derivar la Comunicación internamente donde proceda, para poder proporcionar una solución a la cuestión planteada.

   
   ¹ Entre otras: Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud; cuando no estén en el ámbito previsto en el presente Manual; cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento; cuando la comunicación no contenga información nueva o significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior; cuando las informaciones se refieran a meras cuestiones relacionadas con conflictos interpersonales o que afecten únicamente al Informante y al Afectado; cuando se trate de rumores, etc.

2. Apertura de Expediente.

   En el supuesto de que se hubiera producido la apertura de expediente, de forma simultánea, el Comité de Ética y Valores podrá adoptar medidas adicionales urgentes, a fin de evitar poner en riesgo el desarrollo de la investigación o aquellas precisas para proteger a los Informantes, y en su caso, a los Afectados. Para poder llevar a cabo dichas acciones, el Comité de Ética y Valores se apoyará en los departamentos o áreas funcionales que correspondan dentro de la Sociedad.

3. Investigación interna de la Comunicación.

   El Comité de Ética y Valores dará respuesta a las actuaciones de investigación en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la Comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al Informante, en el plazo de tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la Comunicación; salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales lo que será debidamente informado al Informante.

   En el desarrollo de la investigación interna tendrán acceso a la información, directa y exclusivamente, el Comité de Ética y Valores, el responsable de los servicios jurídicos de la compañía (si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la Comunicación) y el delegado de protección de datos. Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la Compañía o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

   Durante la tramitación del expediente de investigación, los Afectados por la Comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso a sus datos que figuren en la documentación del expediente, pero no sobre la identidad del Informante, así como a la misma protección establecida para los Informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

4. Comunicación y trámite de audiencia.

   A través del trámite de audiencia, el Comité de Ética y Valores podrá mantener comunicaciones con el Informante y, si se considera necesario, solicitar información adicional. Asimismo, el Afectado tendrá derecho a poder defenderse, aportar información, documentación y hacer alegaciones.

   El Comité de Ética y Valores vendrá obligado a informar al Afectado de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y de su derecho a ser oído, planteando por escrito los argumentos, alegaciones y pruebas que a su derecho convengan en cuanto la situación del procedimiento lo permita y, en cualquier caso, en el plazo máximo de un (1) mes, desde la recepción de la Comunicación. El citado plazo podrá ser ampliado de manera motivada cuando se aprecien razones que así lo aconsejen.

   El Comité de Ética y Valores garantiza la confidencialidad, en cualquier caso, y en especial si la Comunicación fuese remitida por canales de denuncia distintos al establecido o a miembros del personal no responsables de su tratamiento.

5. Conclusiones y resolución de la investigación.

   Con base a lo tramitado durante la investigación interna, el Comité de Ética y Valores elaborará un informe y preparará la resolución que deberá contener, al menos:

   • Breve descripción de la investigación.
   • Hechos probados por la investigación.
   • Conclusiones, que podrán comprender, según el caso:
     • -La declaración de la existencia del incumplimiento, en cuyo caso, podrá adoptar las siguientes medidas:
       • La corrección inmediata del incumplimiento y la adopción de las medidas de reparación del derecho vulnerado y de prevención de futuros incumplimientos que, en su caso, correspondan.
       • Las medidas disciplinarias, que podrán ir desde el simple apercibimiento o amonestación hasta el despido.
       • El traslado al departamento competente de la resolución para la adopción, y en todo caso aplicación, de las medidas de remediación que, en su caso, resulten necesarias, de las que se dará oportuna cuenta al Comité de Ética y Valores.
     • -El archivo del caso, en el supuesto de que se concluya que no ha existido incumplimiento alguno.
     • -La remisión de la Comunicación al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación.
   
   

6. Conservación, custodia y archivo de la Comunicación.

   El Comité de Ética y Valores mantendrá un registro actualizado de todas las Comunicaciones recibidas, así como, en su caso, de las investigaciones internas llevadas a cabo y de las medidas adoptadas, durante los plazos que, de acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable, se encuentren legalmente permitidos en cada caso. Una vez resueltos las Comunicaciones, los registros deberán anonimizarse en la medida de lo posible y, en cualquier caso, se conservarán como máximo durante 10 años.

   El Sistema Interno de Información no obtendrá datos que permitan la identificación del Informante y deberán contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del Informante en caso de que se hubiera identificado.

   Por lo que se refiere a la Comunicación comprendida bajo el registro, la misma se mantendrá actualizada en todo momento e incluirá, al menos, los siguientes datos:

   • Fecha de recepción de la Comunicación.
   • Medio a través del cual se ha recibido la Comunicación.
   • Datos, en su caso, del Informante y del Afectado.
   • Resumen de la naturaleza de la Comunicación y de los hechos sobre los que se aprecie un incumplimiento.
   • Fechas de comunicación al Informante y al Afectado.
   • Documentación utilizada en la investigación de la Comunicación.
   • Estado de la investigación.

   Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

   Si se acreditara que la Comunicación facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la Comunicación por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

   En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la Comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema.

   Los datos personales relativos a Comunicaciones que no entren dentro del alcance del Sistema y no sean necesarios para el desarrollo de la investigación y/o no sean objeto de investigación, se suprimirán sin demora alguna, con excepción de su puesta a disposición de las Administraciones Públicas u Órganos Jurisdiccionales, en caso de que pudieran ser necesarios para la atención de posibles responsabilidades durante los periodos de prescripción correspondientes. Tras ello, se procederá a la supresión física de los datos.

7. Medidas de protección de los Informantes.

   Queda estrictamente prohibido adoptar represalias, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una Comunicación.

   Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

   Los actos que constituyan represalia o causen discriminación y se adopten dentro de los dos años siguientes a ultimar las investigaciones serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

   La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación, una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.

   No se considerará que los Informantes han infringido ninguna restricción de revelación de Comunicación y no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo, en relación con dicha Comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la Comunicación o revelación pública de dicha Comunicación era necesaria para revelar una acción u omisión, relativa a infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.